Véhicule de société ou indemnités kilométriques

Publié le : 04 août 20215 mins de lecture

Deux possibilités s’offrent au salarié pour ses déplacements personnels et professionnels : l’utilisation d’un véhicule personnel et l’utilisation d’un véhicule professionnel. Pour la deuxième catégorie, il est important de faire la différence entre véhicule de fonction et véhicule de société.

Les indemnités kilométriques : comment ça fonctionne ?

Contrairement au remboursement des frais engagés par les salariés dans les transports publics pour se rendre à leur lieu de travail, le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas obligatoire. Chaque année un barème est publié par l’Etat, disponible sur le site de l’Urssaf. Ce barème est indépendant des conventions collectives.

Il s’agit de l’indemnisation des salariés qui sont contraints d’utiliser leur voiture, moto, scooter ou vélo personnel à des fins professionnelles. Le taux appliqué dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. La distance prise en compte est un aller-retour par jour qui ne doit pas dépasser 80 kilomètres par jour, sauf les cas exceptionnels.

Le montant des indemnités kilométriques est reporté sur la déclaration de revenue sur la partie réservée à l’utilisation professionnelle du véhicule personnel. Le montant est également déduit du montant imposable. Enfin, dans la limite du barème posé par l’Etat, ces frais peuvent être exonérés de charges sociales pour l’employeur.

Utiliser le véhicule de fonction

Contrairement aux indemnités kilométriques qui n’exigent pas de toucher un salaire particulier, le privilège d’avoir à sa disposition une voiture de fonction est généralement limité aux dirigeants, cadres, VRP ou ETAM. Pour ces derniers, une mention sur le contrat de travail est conseillée. Certaines règles doivent également être mises en place pour leur utilisation et dans le remboursement des frais engagés.

Le véhicule de fonction est une voiture mise à disposition du salarié par la société pour ses déplacements professionnels comme personnels. Sont ainsi inclus les déplacements pendant les congés payés ou pendant le weekend.

Il s’agit d’un avantage en nature qu’il est nécessaire de déclarer et soumis aux cotisations sociales. Par ailleurs, sa suppression constitue une sanction qui prive le salarié de cet avantage, ce dernier peut d’ailleurs s’y opposer. Dans tous les cas, elle nécessite une modification du contrat de travail et une compensation.

Utiliser le véhicule de service ou le véhicule de société

Il est important de faire la différence entre véhicule de service et véhicule de fonction. Le premier est limité à un usage et déplacement professionnel, tandis que l’utilisation du second s’étend à l’usage personnel. Le véhicule de service doit ainsi être rapporté à chaque fin de journée, en cas d’arrêt ou congés, mais exceptionnellement, il peut être utilisé pour un déplacement du lieu de travail vers le lieu de domicile.

L’employeur peut retirer au salarié le droit d’utiliser la voiture de service sans qu’il y ait une répercussion sur le salaire et le contrat de travail. Le salarié doit s’y soumettre bien qu’une compensation financière puisse être mise en place.

En général les véhicules de sociétés ont un usage technique : voiture de livraison, voiture de dépannage, etc. ce qui explique pourquoi ils ne sont pas utilisés à des fins personnelles. Enfin, le véhicule de société n’est pas rattaché à un salarié en particulier et ne fait pas partie de son salaire. Il reste dans l’enceinte de la société et peut être muté ou revendu sans l’accord du salarié.

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